Videotermine (Videosprechstunde) | CloudMedico-Dokumentation

Mit Videoterminen behandeln Sie Patienten online, im selben Kalender wie Ihre Termine vor Ort. Der Patient tritt über einen Link in seinem Browser bei, am Handy oder am Computer, ohne Code und ohne Download. Die Videosprechstunde ist in jedem Tarif enthalten, und die 30-tägige Testphase enthält 240 Minuten, also etwa sechs Probe-Videoanrufe von je 20 Minuten.

Videotermin buchen

1. Legen Sie wie gewohnt einen Termin an: Patient, Arzt, Dauer und Datum.

2. Aktivieren Sie Videotermin. Das Feld Standort wird dann ausgeblendet.

3. Wählen Sie, wie der Patient beitritt: CloudMedico-Video oder Eigenen Link verwenden (Zoom, Google Meet), und fügen Sie Ihren Zoom- oder Google-Meet-Link ein. Ein eigener Link verbraucht keine Minuten.

4. Speichern Sie.

Der Patient erhält den Link

Beim Speichern erhält der Patient per E-Mail einen Link zum Videotermin, auch wenn Terminbestätigungen und Erinnerungen deaktiviert sind. Ändern Sie die Uhrzeit oder den Link, erhält er eine aktualisierte E-Mail. Erinnerungen per E-Mail und SMS enthalten denselben Link, und Patienten mit Zugang zum Patientenportal sehen dort zusätzlich die Schaltfläche Videoanruf beitreten. Patienten brauchen weder Portalzugang noch ein Konto, um beizutreten: Der Link genügt.

Im Termin sehen Sie, wann der Link per E-Mail gesendet wurde, dazu Link kopieren und Link erneut senden. Hat der Patient keine E-Mail-Adresse, nutzen Sie Link kopieren und senden Sie den Link per SMS oder Messenger. Damit der Patient die E-Mail erhält, muss in seiner Akte eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Videoanruf starten

Wählen Sie im Termin Videoanruf starten, oder wählen Sie den Termin im Kalender aus und dann Videoanruf starten. Videotermine sind im Kalender und in der Terminliste mit dem Hinweis Video markiert. Mitarbeiter, die in CloudMedico angemeldet sind, treten mit einem Klick bei.

Der Patient öffnet seinen Link, prüft seine Kamera in der Vorschau und wählt Videoanruf beitreten. Der Videoanruf ist ab 12 Stunden vor dem Termin geöffnet und schließt 12 Stunden nach dessen Ende. Ältere E-Mails, in denen ein Zugangscode verlangt wird, funktionieren weiterhin.

Während des Videoanrufs

Sie können Ihr Mikrofon stummschalten, Ihre Kamera ausschalten, Ihren Bildschirm teilen und die Videoqualität ändern. Die Patientenakte können Sie in einem anderen Browser-Tab geöffnet lassen und dort Notizen, Rezepte oder eine Konsultation erfassen, wie bei einem Termin vor Ort.

Tritt innerhalb von 20 Minuten niemand sonst bei, fragt CloudMedico, ob Sie weiter warten möchten, und beendet den Videoanruf nach einer Minute ohne Antwort. So verbraucht ein offener Videoanruf keine Minuten. Verlässt die andere Person den Videoanruf, endet er auch für Sie.

Videoanrufe werden bei der Übertragung verschlüsselt. Videoanrufe von Praxen in Europa laufen über Videoserver in der EU (Frankfurt). An einem Videoanruf können bis zu 4 Personen teilnehmen, zum Beispiel Patient, Behandler und Dolmetscher.

Wenn der Patient nicht beitreten kann

- Die E-Mail ist nicht angekommen: Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Patienten und nutzen Sie dann Link erneut senden, oder Link kopieren, und senden Sie den Link auf anderem Weg.

- Die Seite meldet, dass der Videoanruf noch nicht geöffnet oder schon beendet ist: Der Link funktioniert ab 12 Stunden vor dem Termin bis 12 Stunden nach dessen Ende. Prüfen Sie Datum und Uhrzeit des Termins.

- Kein Bild oder kein Ton: Bitten Sie den Patienten, Kamera und Mikrofon zu erlauben, wenn der Browser nachfragt, und eine aktuelle Version von Chrome oder Safari zu verwenden.

So werden Minuten für Videosprechstunden gezählt

Die Minuten werden für jede Person im Videoanruf gezählt: Ein 20-minütiger Videoanruf mit Ihrem Patienten verbraucht 40 Minuten, mit Dolmetscher 60.

Die 30-tägige Testphase enthält 240 Minuten, also etwa sechs Probe-Videoanrufe von je 20 Minuten. Jeder Tarif enthält einmalig ein Minutenkontingent, nicht jeden Monat neu: Budget Practice enthält 240, größere Tarife mehr. Ein Tarifwechsel nach oben verringert Ihr Guthaben nie.

Brauchen Sie mehr, kauft ein Administrator weitere Minuten unter Abonnement im Bereich Add-ons. Gekaufte Minuten verfallen nicht. Ihre verbleibenden Minuten sehen Sie auf der Abonnementseite und in der Karte Videotermin im Terminformular. Administratoren erhalten eine E-Mail, wenn die Minuten knapp werden.

Ein begonnener Videoanruf wird immer zu Ende geführt, auch wenn Ihre Minuten währenddessen aufgebraucht sind. Videotermine über Ihren eigenen Zoom- oder Google-Meet-Link verbrauchen keine Minuten.