Datenschutzerklärung

Bei CloudMedico, erreichbar unter www.cloudmedico.com, ist der Schutz der Privatsphäre unserer Besucher eine unserer wichtigsten Prioritäten. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Arten von Informationen von CloudMedico erhoben und aufgezeichnet werden und wie wir sie verwenden.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder mehr Informationen zu unserer Datenschutzerklärung benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Diese Datenschutzerklärung gilt nur für unsere Online-Aktivitäten und für Besucher unserer Website in Bezug auf die Informationen, die sie in CloudMedico geteilt und/oder erhoben haben.

Einwilligung

Durch die Nutzung unserer Website willigen Sie hiermit in unsere Datenschutzerklärung ein und stimmen ihren Bedingungen zu.

Welche Informationen wir erheben

Welche personenbezogenen Daten Sie angeben sollen und aus welchen Gründen, wird Ihnen zu dem Zeitpunkt deutlich gemacht, zu dem wir Sie um die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten bitten.

Wenn Sie uns direkt kontaktieren, erhalten wir möglicherweise zusätzliche Informationen über Sie, etwa Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, den Inhalt der Nachricht und/oder der Anhänge, die Sie uns senden, sowie alle weiteren Informationen, die Sie uns mitteilen möchten.

Wenn Sie sich für ein Konto registrieren, fragen wir Sie möglicherweise nach Ihren Kontaktdaten, darunter Name, Firmenname, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.

Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die erhobenen Informationen auf verschiedene Weise, unter anderem, um:

  • unsere Website bereitzustellen, zu betreiben und zu pflegen
  • unsere Website zu verbessern, zu personalisieren und zu erweitern
  • zu verstehen und zu analysieren, wie Sie unsere Website nutzen
  • neue Produkte, Dienstleistungen, Funktionen und Funktionalitäten zu entwickeln
  • mit Ihnen zu kommunizieren, um Ihnen Aktualisierungen und andere Informationen zur Website bereitzustellen, sowie zu Marketing- und Werbezwecken
  • Ihnen E-Mails zu senden
  • Betrug aufzudecken und zu verhindern

Cookies und Web Beacons

Wie jede andere Website verwendet CloudMedico „Cookies“. Diese Cookies werden verwendet, um Informationen zu speichern, einschließlich der Präferenzen der Besucher und der Seiten der Website, die der Besucher aufgerufen oder besucht hat. Die Informationen werden verwendet, um die Nutzererfahrung zu optimieren, indem wir den Inhalt unserer Webseiten anhand des Browsertyps der Besucher und/oder anderer Informationen anpassen.

Datenschutzrechte nach der DSGVO

Wir möchten sicherstellen, dass Sie über alle Ihre Datenschutzrechte vollständig informiert sind. Jeder Nutzer hat die folgenden Rechte:

Recht auf Auskunft – Sie haben das Recht, Kopien Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern.

Recht auf Berichtigung – Sie haben das Recht zu verlangen, dass wir Informationen berichtigen, die Sie für unrichtig halten. Sie haben außerdem das Recht zu verlangen, dass wir Informationen vervollständigen, die Sie für unvollständig halten.

Recht auf Löschung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu widersprechen.

Recht auf Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, unter bestimmten Voraussetzungen zu verlangen, dass wir die von uns erhobenen Daten an eine andere Organisation oder direkt an Sie übermitteln.

Wenn Sie einen Antrag stellen, haben wir einen Monat Zeit, Ihnen zu antworten. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte.

Informationen über Kinder

Ein weiteres wichtiges Anliegen ist uns der Schutz von Kindern bei der Nutzung des Internets. Wir ermutigen Eltern und Erziehungsberechtigte, die Online-Aktivitäten ihrer Kinder zu beobachten, daran teilzunehmen und/oder sie zu überwachen und anzuleiten.

CloudMedico erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren. Wenn Sie glauben, dass Ihr Kind solche Informationen auf unserer Website angegeben hat, bitten wir Sie nachdrücklich, uns umgehend zu kontaktieren, und wir werden unser Bestes tun, diese Informationen unverzüglich aus unseren Unterlagen zu entfernen.

Datenschutzbeauftragter (DSB)

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt, der für die Beaufsichtigung von Fragen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung zuständig ist. Die Kontaktdaten unseres DSB lauten:

Name: George Botsaris
E-Mail: [email protected]

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserem Umgang mit Daten haben, wenden Sie sich bitte an unseren DSB.

Datenspeicherung und Datenübermittlung

Unsere Anwendungs- und Datenbankserver befinden sich in der Europäischen Union (DigitalOcean, Frankfurt, Deutschland), und die Daten der Praxen werden dort gespeichert. Einige der unter „Datenverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter“ genannten Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), vor allem in den Vereinigten Staaten, und können personenbezogene Daten dort verarbeiten, wenn eine Praxis die von ihnen bereitgestellte Funktion nutzt.

Verfahren bei Datenschutzverletzungen

Wir haben Verfahren für den Umgang mit jeder vermuteten Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingerichtet und benachrichtigen Sie sowie jede zuständige Aufsichtsbehörde über eine Verletzung, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten werden wir:

  • die zuständige Aufsichtsbehörde nach Möglichkeit innerhalb von 72 Stunden, nachdem uns die Verletzung bekannt geworden ist, benachrichtigen
  • die möglichen Folgen und Risiken für Ihre Rechte und Freiheiten bewerten
  • Sie direkt benachrichtigen, wenn die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten zur Folge hat
  • Ihnen Informationen über die Verletzung sowie über unsere Maßnahmen zu ihrer Eindämmung und Behebung zur Verfügung stellen

Unsere Benachrichtigung über eine Verletzung enthält:

  • eine Beschreibung der Art der Verletzung
  • die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen
  • die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze
  • den Namen und die Kontaktdaten unseres DSB
  • eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung
  • eine Beschreibung der ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Sicherheit

Bei CloudMedico führen wir umfassende Aufzeichnungen über unsere Verarbeitungstätigkeiten und räumen dabei Sicherheit und Datenschutz Vorrang ein. Unsere Verarbeitungsinfrastruktur umfasst:

  • Verschlüsselung aller gespeicherten Daten auf Datenbankebene
  • Eigene, isolierte Datenbanken für jede Praxis, um die Daten voneinander zu trennen
  • Sicheres HTTPS-Protokoll für alle Datenübertragungen
  • Automatische Datensicherung zweimal täglich, um Datenverlust zu verhindern
  • Kein Verkauf von Daten und keine Weitergabe von Daten für fremde Zwecke

Wir handeln ausschließlich als Auftragsverarbeiter und stellen Praxen die technische Infrastruktur bereit, um ihre Patientendaten sicher zu speichern und zu verwalten. Wir geben die Daten nicht weiter, verkaufen sie nicht und verarbeiten sie nicht für eigene Zwecke.

Aufbewahrung und Kontrolle der Daten

Als Anbieter von Software für das Gesundheitswesen erkennen wir an, dass die Praxen die Verantwortlichen für die Daten ihrer Patienten sind. Daher gilt:

  • Die Praxen behalten die volle Kontrolle über ihre Daten und können:
    • beliebige Datensätze anlegen, ändern oder löschen
    • jederzeit eine vollständige Sicherung ihrer Datenbank anfordern
    • ihre gesamte Datenbank löschen, wenn sie dies wünschen
  • Die Aufbewahrungsfristen werden von den Praxen entsprechend ihren gesetzlichen Pflichten und berufsrechtlichen Anforderungen festgelegt
  • Wir gewährleisten die Sicherheit und Integrität der Daten, solange die Praxis dies benötigt

Wir stellen zwar die Werkzeuge für die Datenverwaltung bereit, jede Praxis ist jedoch selbst dafür verantwortlich, angemessene Aufbewahrungsfristen festzulegen und ihre Daten im Einklang mit den geltenden Vorschriften für das Gesundheitswesen und den Datenschutzgesetzen zu verwalten.

Datenminimierung

Wir erheben und verarbeiten nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck, zu dem sie verarbeitet werden, erforderlich sind. Wir ermutigen die Praxen, bei der Erhebung von Patientendaten über unsere Plattform die Grundsätze der Datenminimierung zu befolgen.

Datenverarbeitung und Unterauftragsverarbeiter

Für den Betrieb von CloudMedico setzen wir die folgenden Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter) ein. Jeder erhält nur die Daten, die er für seine Aufgabe braucht:

  • DigitalOcean: Hosting unserer Anwendungs- und Datenbankserver in Frankfurt, Deutschland
  • Cloudflare: Netzwerksicherheit und Auslieferung für den gesamten Datenverkehr zu unseren Websites und zur Anwendung
  • Google Cloud: Verwaltung des Schlüssels, der verschlüsselte Patientenfelder schützt (der Schlüsseldienst erhält keine Patientendaten), und Google Kalender, wenn eine Praxis ihn verbindet
  • Google Workspace: Speicherung unserer zweimal täglichen Datenbanksicherungen (Google Drive) und Versand von E-Mails
  • Amazon Web Services (Amazon SES, EU-Region): Versand von E-Mails, etwa Terminerinnerungen, E-Mails des Patientenportals und Kampagnen
  • SMS.to: Versand von SMS, etwa Terminerinnerungen, wenn eine Praxis SMS nutzt
  • Twilio: Videoanrufe für Videotermine, für Praxen in Europa über eine Medienregion in Frankfurt geleitet
  • Stripe: Abonnementzahlungen sowie Kartenzahlungen von Patientinnen und Patienten, wenn eine Praxis ein Stripe-Konto verbindet
  • OpenRouter: KI-Funktionen (AI Scribe, KI-Patientenzusammenfassung und der KI-Assistent), wenn eine Praxis sie nutzt. OpenRouter leitet Anfragen an den Anbieter des KI-Modells weiter, der sie beantwortet. Unser OpenRouter-Konto lässt nur Anbieter zu, die die Daten nicht speichern (Zero Data Retention) und nicht zum Training verwenden
  • Sentry: Fehlerberichte, die technische Angaben zur fehlgeschlagenen Anfrage enthalten können

Wenn eine Praxis ChatGPT oder Claude mit CloudMedico verbindet, werden die Daten, die ihre Benutzer anfordern, an diesen Assistenten gesendet. Die Praxis wählt und kontrolliert diese Verbindung, und der Anbieter des Assistenten ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter.

Wir aktualisieren diese Liste, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf den folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Erforderlichkeit für die Vertragserfüllung – für die Erbringung unserer Leistungen gegenüber Praxen
  • Rechtliche Verpflichtung – für die gesetzlich vorgeschriebene Führung von Patientenakten
  • Berechtigte Interessen – für die Verbesserung unserer Leistungen und die Gewährleistung der Sicherheit
  • Einwilligung – soweit ausdrücklich erforderlich und eingeholt

Datenschutz-Folgenabschätzungen

Als Anbieter von Software für das Gesundheitswesen, der sensible medizinische Daten verarbeitet, führen wir regelmäßig Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) durch, um:

  • Risiken im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung zu bewerten und zu mindern
  • die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung zu beurteilen
  • den Schutz der Rechte und Freiheiten der Patienten sicherzustellen
  • die Sicherheitsmaßnahmen für neue Funktionen und Technologien zu überprüfen

Audit-Protokollierung und Nachverfolgung von Aktivitäten

Um Transparenz und Sicherheit zu gewährleisten, führt CloudMedico umfassende Audit-Protokolle über alle Systemaktivitäten:

  • Alle Datenzugriffe und Änderungen werden mit Zeitstempel und Benutzerinformationen protokolliert
  • Anmeldeversuche und Systemzugriffe werden erfasst
  • Änderungen an Patientenakten werden mit Angaben dazu aufgezeichnet, wer die Änderungen vorgenommen hat
  • Audit-Protokolle werden sicher und verschlüsselt gespeichert
  • Protokolle können nicht geändert oder gelöscht werden, damit ihre Integrität gewahrt bleibt

Diese Audit-Trails helfen uns, die Sicherheit aufrechtzuerhalten, mögliche Sicherheitsvorfälle zu untersuchen und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.

Datenexport und Datenübertragbarkeit

Im Einklang mit dem Recht auf Datenübertragbarkeit nach der DSGVO bietet CloudMedico umfassende Exportfunktionen:

  • Praxen können ihre Daten im gängigen Excel-Format exportieren
  • Verfügbare Exporte umfassen:
    • Patientenakten
    • Konsultationsverlauf
    • Medizinische Untersuchungen
    • Rezepte
    • Termine
    • Sonstige klinische Daten
  • Exporte können jederzeit von berechtigten Benutzern erstellt werden
  • Exportierte Daten werden in einem strukturierten, gängigen Format bereitgestellt