Rechnungen in CloudMedico verwalten

Mit der Rechnungsverwaltung in CloudMedico erledigen Sie die Rechnungsstellung Ihrer Praxis. Sie erstellen, verfolgen und verwalten Rechnungen an einem Ort.

Rechnungen im Überblick

Die Rechnungen finden Sie im Menü „Praxisverwaltung“. Dort können Sie Rechnungen an Patienten anzeigen, hinzufügen und verwalten, mit Rechnungsangaben, Zahlungsverfolgung und Auswertungen.

Rechnungsliste

Die Rechnungsliste zeigt alle Rechnungen Ihrer Praxis. Hier sehen Sie Ihre Rechnungen im Überblick, suchen nach bestimmten Rechnungen, fügen neue hinzu oder bearbeiten bestehende.

Neue Rechnung hinzufügen

Um eine neue Rechnung anzulegen, klicken Sie auf „Rechnung hinzufügen“. Es öffnet sich ein Formular für die Angaben zur Rechnung:

Die wichtigsten Felder:

- Patient: Wählen Sie den Patienten aus Ihrer Patientenliste (Pflichtfeld)

- Arzt: Wählen Sie den behandelnden Arzt (Pflichtfeld)

- Rechnungsart: Wählen Sie eine der angelegten Rechnungsarten (Pflichtfeld)

- Rechnungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde (Pflichtfeld)

- Fälligkeitsdatum: Bis wann die Rechnung zu bezahlen ist (Pflichtfeld)

- Status: Der aktuelle Status der Rechnung (Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert, Zahlung wird verarbeitet)

- Zahlungsart: Wie der Patient bezahlt (Bar, Karte, Überweisung)

- Notizen: Weitere Angaben im Editor mit Textformatierung

Rechnungspositionen

Jede Rechnung kann mehrere Positionen enthalten:

- Beschreibung: Welche Leistung oder welches Produkt berechnet wird

- Menge: Anzahl der Einheiten

- Einzelpreis: Preis pro Einheit in Euro

- Rabattart: Wählen Sie „Kein Rabatt“, „Prozent (%)“ oder „Fester Betrag“

- Rabattwert: Der Rabattbetrag oder Prozentsatz

- Steuersatz: Steuersatz in Prozent. Voreingestellt sind 18 %: Passen Sie den Satz an Ihr Land an. Ärztliche Heilbehandlungen sind in Deutschland und Österreich in der Regel umsatzsteuerfrei (0 %).

- Notizen: Weitere Angaben zur Position

- Positionssumme: Wird automatisch berechnet (einschließlich Rabatt und Steuer)

Rabatte

Rabatte können Sie in CloudMedico auf zwei Ebenen geben: für einzelne Positionen und für die gesamte Rechnung. So setzen Sie Rabatte genau dort ein, wo Sie sie brauchen.

Rabatt auf eine Position

Für jede Position können Sie einen Rabatt geben, der vor der Steuer berechnet wird. Es gibt drei Rabattarten:

- Kein Rabatt: Standard, es wird kein Rabatt abgezogen

- Prozent (%): Ein prozentualer Rabatt (z. B. 10 % Nachlass)

- Fester Betrag: Ein fester Betrag als Rabatt (z. B. 50 € Nachlass)

Wenn Sie einer Position einen Rabatt geben, zeigt das System die Berechnung im Einzelnen: Zwischensumme → Rabatt → Nach Rabatt → Steuer → Gesamt. Der Rabatt wird vor der Steuer abgezogen, damit die Berechnung stimmt.

Rabatt auf die gesamte Rechnung

Wenn alle Positionen erfasst sind, können Sie zusätzlich einen Rabatt auf die gesamte Rechnung geben, etwa bei mehreren Leistungen, Aktionen oder besonderen Umständen des Patienten. Dieser Rabatt gilt für die Summe aller Positionen und erscheint in der Rechnungsübersicht als: Zwischensumme der Positionen → Rabatt → Gesamtbetrag.

Anzeige der Rabatte

Rabatte sind überall sichtbar: im Bearbeitungsformular der Rechnung, im PDF-Ausdruck und im Patientenportal. Prozentuale Rabatte erscheinen als „10 %“, feste Beträge mit Währungssymbol (z. B. „50,00 €“).

Editor mit Textformatierung

Das Feld „Notizen“ bietet einen Editor mit:

- Formatierung: Fett, kursiv, Überschriften, Listen

- Links: Links zu externen Quellen einfügen

- Listen: Aufzählungen und nummerierte Listen

- Zitate: Hervorgehobene Zitatblöcke für wichtige Informationen

Mehrsprachigkeit

Alle Felder einer Rechnung können Sie in mehreren Sprachen pflegen, zum Beispiel für internationale Patienten oder mehrsprachige Praxen.

Rechnungsarten verwalten

CloudMedico enthält vorgegebene Rechnungsarten wie „Rechnung für Eingriffe“ und „Standardrechnung“. Sie verwalten sie über den Link „Rechnungsarten“ in der Rechnungsliste.

Bibliothek mit Vorlagen für Rechnungspositionen

Mit den Vorlagen für Rechnungspositionen legen Sie eine Bibliothek häufig verwendeter Positionen an. So erstellen Sie Rechnungen schneller und einheitlicher. Sie erreichen die Vorlagen über die Schaltfläche „Vorlagen für Rechnungspositionen“ in der Rechnungsliste.

Vorlagen anlegen

Um eine neue Vorlage anzulegen, klicken Sie auf „Vorlagen für Rechnungspositionen“ und dann auf „Hinzufügen“. Jede Vorlage kann enthalten:

- Bezeichnung: Der Name der Position (z. B. „Allgemeine Konsultation“, „Blutuntersuchung“)

- Beschreibung: Eine ausführliche Beschreibung der Leistung oder des Produkts

- Einzelpreis: Der Standardpreis für diese Position

- Steuersatz: Der Standardsteuersatz

- Code: Optionaler Positions- oder Leistungscode

- Aktiv: Schalter, um die Vorlage zu aktivieren oder zu deaktivieren

Vorlagen in Rechnungen verwenden

Wenn Sie einer Rechnung Positionen hinzufügen, sehen Sie oben in jeder Positionszeile die Auswahlliste „Schnellauswahl aus der Bibliothek (optional)“. Wählen Sie eine Vorlage, werden Beschreibung, Einzelpreis, Steuersatz und Notizen automatisch ausgefüllt. Sie können alle Werte danach noch ändern oder Positionen ganz ohne Vorlage manuell eingeben.

Vorlagen verwalten

Die Vorlagenliste zeigt alle gespeicherten Positionen mit Preis, Code und Status. Sie können Vorlagen bearbeiten, nicht mehr benötigte deaktivieren oder ganz löschen. Inaktive Vorlagen erscheinen nicht mehr in der Schnellauswahl, bleiben aber für ältere Rechnungen in Ihrer Datenbank.

Zahlungsverfolgung

Den Zahlungsstand jeder Rechnung verfolgen Sie über diese Status:

- Entwurf: Die Rechnung wird vorbereitet

- Versendet: Die Rechnung wurde an den Patienten gesendet

- Bezahlt: Die Zahlung ist eingegangen

- Überfällig: Die Zahlungsfrist ist abgelaufen

- Storniert: Die Rechnung wurde storniert

- Zahlung wird verarbeitet: Die Zahlung wird gerade abgewickelt

Suchen und Filtern

In der Rechnungsliste können Sie suchen und filtern:

- Suchfeld: Finden Sie bestimmte Rechnungen über das Suchfeld

- Sortieren: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Rechnungen zu sortieren

- Nach Status filtern: Filtern Sie nach dem Status der Rechnung

- Zeitraum: Filtern Sie nach Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum

- Patient: Filtern Sie nach bestimmten Patienten

- Arzt: Filtern Sie nach bestimmten Ärzten

Drucken und Exportieren

In CloudMedico erstellen Sie Rechnungen als PDF, die Sie drucken oder Ihren Patienten per E-Mail senden können. Sie können außerdem Finanzberichte für die Buchhaltung exportieren und behalten alle Vorgänge vollständig im Verlauf.

Rechnungen aus Konsultationen und Terminen

Rechnungen können Sie direkt aus Konsultationen und Terminen erstellen. So stimmt die Rechnung mit den erbrachten Leistungen überein, und Sie müssen weniger von Hand eingeben.

Tipps für die Rechnungsverwaltung

So behalten Sie Ihre Rechnungen im Griff:

- Vollständige Angaben: Füllen Sie bei jeder Rechnung alle relevanten Felder aus

- Klare Beschreibungen: Beschreiben Sie Rechnungspositionen eindeutig

- Rechtzeitig nachfassen: Behalten Sie überfällige Rechnungen im Blick und erinnern Sie Ihre Patienten

- Einheitliches Format: Gestalten Sie alle Rechnungen einheitlich

- Status aktuell halten: Halten Sie den Status jeder Rechnung aktuell und korrekt

- Daten sichern: Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten regelmäßig als Sicherung