DSGVO-Checkliste: Ordinationssoftware in der EU richtig auswählen

Der Schutz sensibler Patientendaten hat für Ordinationen und Gesundheitseinrichtungen in der Europäischen Union hohe Priorität. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt strenge Anforderungen fest, wie Gesundheitseinrichtungen personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und speichern. In diesem Leitfaden erklären wir die wichtigsten Punkte der DSGVO für Ordinationen, die Pflichten von Ärztinnen, Ärzten und anderen Behandlern und wie eine Ordinationssoftware mit digitaler Patientenakte wie CloudMedico Sie bei der Umsetzung unterstützen kann.

Was ist die DSGVO und warum ist sie für Ordinationen wichtig?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein EU-Rechtsrahmen, der seit dem 25. Mai 2018 gilt. Sie legt strenge Regeln für den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern fest und erlegt Organisationen, die solche Daten verarbeiten, umfangreiche Pflichten auf.

Für Ordinationen und Gesundheitseinrichtungen ist die DSGVO besonders wichtig, weil sie besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten – nämlich Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Diese gelten als besonders sensibel und brauchen zusätzlichen Schutz. Gesundheitsdaten sind alle Informationen über die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person, darunter Patientenakten, Diagnosen, Behandlungen und die Krankengeschichte.

Verstöße gegen die DSGVO können hohe Bußgelder nach sich ziehen: bis zu 20 Millionen € oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Neben den finanziellen Folgen kann eine Datenpanne dem Ruf einer Ordination erheblich schaden und das Vertrauen der Patientinnen und Patienten untergraben.

Die wichtigsten Pflichten von Ordinationen nach der DSGVO

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten

Nach der DSGVO brauchen Ordinationen eine Rechtsgrundlage, um Gesundheitsdaten zu verarbeiten. Für Ärztinnen, Ärzte und andere Behandler sind das meist:

Einwilligung der Patienten

Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist nicht immer eine Einwilligung nötig. In bestimmten Fällen müssen Ordinationen aber eine ausdrückliche Einwilligung der Patienten einholen. Eine wirksame Einwilligung ist:

Transparenz und Datenschutzerklärung

Ordinationen müssen offenlegen, wie sie Patientendaten erheben, verarbeiten und speichern. Dazu gehört eine klare, verständliche Datenschutzerklärung, die Folgendes erklärt:

Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)

Gesundheitseinrichtungen, die große Mengen an Gesundheitsdaten verarbeiten, müssen häufig einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benennen. Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO, berät zu den Datenschutzpflichten und ist Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

Ordinationen müssen eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen mit sich bringt. Weil Gesundheitsdaten so sensibel sind, ist eine DSFA in Ordinationen oft notwendig, vor allem bei der Einführung neuer Technologien oder Systeme.

Rechte der Patienten nach der DSGVO

Die DSGVO gibt Patienten verschiedene Rechte an ihren personenbezogenen Daten. Ordinationen müssen sicherstellen, dass sie auf Anfragen zur Ausübung dieser Rechte zuverlässig reagieren können:

Auskunftsrecht

Patienten haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die die Ordination über sie speichert. Die Ordination muss diese Informationen innerhalb eines Monats nach der Anfrage in einem zugänglichen Format bereitstellen.

Recht auf Berichtigung

Patienten können verlangen, dass unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigt werden. Im Gesundheitswesen ist das besonders wichtig, denn korrekte Informationen sind die Grundlage für eine sichere und wirksame Behandlung.

Recht auf Löschung

Patienten können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen; man spricht auch vom „Recht auf Vergessenwerden“. Dieses Recht gilt aber nicht uneingeschränkt: Es kann begrenzt sein, wenn die Daten aus rechtlichen Gründen benötigt werden, etwa weil Patientenakten für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden müssen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Patienten haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an eine andere Ordination oder einen anderen Behandler zu übermitteln. Das erleichtert die Weiterbehandlung, wenn Patienten die Ordination wechseln.

Praktische Tipps für den Umgang mit Patientenanfragen

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach der DSGVO

Die DSGVO verlangt von Ordinationen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von Patientendaten. Diese Maßnahmen sollen dem Risiko angemessen sein und den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung berücksichtigen.

Verschlüsselung

Verschlüsselung ist eine zentrale Sicherheitsmaßnahme für sensible Gesundheitsdaten. Ordinationen sollten Daten sowohl bei der Übertragung (z. B. beim Versand über das Internet) als auch bei der Speicherung (z. B. auf Servern oder in Datenbanken) verschlüsseln.

Zugriffskontrolle

Ordinationen brauchen strenge Zugriffskontrollen, damit nur befugte Mitarbeiter auf Patientendaten zugreifen – und nur in dem Umfang, den ihre Aufgaben erfordern. Dazu gehören:

Protokollierung (Audit-Logs)

Detaillierte Audit-Logs sind unverzichtbar, um Zugriffe auf Patientendaten und Änderungen daran nachzuvollziehen. Sie sollten festhalten, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat und zu welchem Zweck. So lassen sich unbefugte Zugriffe erkennen, und Sie können die Einhaltung der DSGVO nachweisen.

Datensicherung

Regelmäßige Backups sind wichtig, damit Systeme und Dienste verfügbar und belastbar bleiben. Backups sollten verschlüsselt, sicher gespeichert und regelmäßig getestet werden, damit sie sich im Ernstfall zuverlässig wiederherstellen lassen.

Vorgehen bei Datenpannen

Ordinationen brauchen klare Abläufe, um Datenpannen zu erkennen, zu melden und aufzuklären. Nach der DSGVO müssen Datenpannen, die voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellen, innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. In manchen Fällen müssen auch die betroffenen Personen benachrichtigt werden.

Wie Ordinationssoftware bei der Umsetzung der DSGVO hilft

Eine moderne Ordinationssoftware mit digitaler Patientenakte kann Ordinationen wesentlich dabei unterstützen, die DSGVO umzusetzen und dauerhaft einzuhalten. Mit eingebauten Sicherheitsfunktionen und Werkzeugen für die Datenverwaltung vereinfacht sie viele Aufgaben rund um den Datenschutz.

Datenschutzprozesse automatisieren

Ordinationssoftware kann viele Abläufe rund um die DSGVO automatisieren, etwa das Einholen und Dokumentieren von Einwilligungen, die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und das Erstellen von Berichten zum Datenschutz. Das senkt den Verwaltungsaufwand und verringert das Risiko menschlicher Fehler.

Sichere Speicherung und Verwaltung der Daten

Ordinationssoftware speichert sensible Patientendaten sicher und bringt Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung mit. Das hilft Ordinationen, die Pflicht der DSGVO zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erfüllen.

Patientenrechte einfacher umsetzen

Mit einer modernen Ordinationssoftware können Sie leichter auf Anfragen von Patienten zu ihren Rechten nach der DSGVO reagieren. Sie können zum Beispiel Patientendaten in einem übertragbaren Format exportieren, unrichtige Daten berichtigen und Einwilligungen verwalten.

CloudMedico: Ordinationssoftware, die Sie bei der DSGVO unterstützt

CloudMedico unterstützt Sie bei der Umsetzung der DSGVO und beim Schutz der Daten Ihrer Patientinnen und Patienten. Wichtige Funktionen:

DSGVO-Checkliste für Ordinationen

Mit dieser Checkliste prüfen Sie, wo Ihre Ordination bei der DSGVO steht und wo Handlungsbedarf besteht:

Häufige Fragen

Muss jede Ordination einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Nicht jede Ordination muss einen Datenschutzbeauftragten benennen. Nach der DSGVO ist ein DSB Pflicht, wenn (1) Sie eine Behörde oder öffentliche Stelle sind, (2) Ihre Kerntätigkeit in einer umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von Personen besteht oder (3) Ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten besteht, zu denen auch Gesundheitsdaten gehören. Viele Gesundheitseinrichtungen fallen unter die dritte Kategorie. Kleine Ordinationen mit überschaubarer Patientenzahl brauchen aber unter Umständen keinen eigenen Datenschutzbeauftragten.

Wie lange dürfen wir Patientendaten aufbewahren?

Nach der DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke ihrer Erhebung nötig ist. Für Patientenakten gibt es jedoch oft gesetzliche Mindestaufbewahrungsfristen. Diese gesetzlichen Pflichten haben Vorrang: Sie dürfen Patientenakten so lange aufbewahren, wie es die geltenden Vorschriften im Gesundheitswesen verlangen. Wichtig ist ein klares Löschkonzept, das die Grundsätze der DSGVO mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Patientenakten in Einklang bringt.

Dürfen wir Patientendaten an andere Behandler weitergeben?

Ja, Sie dürfen Patientendaten an andere Behandler weitergeben, wenn das für die medizinische Versorgung nötig ist. Rechtsgrundlage sind in der Regel lebenswichtige Interessen, das öffentliche Interesse im Bereich der öffentlichen Gesundheit oder die Gesundheitsversorgung bzw. Sozialfürsorge. Informieren Sie Patienten in Ihrer Datenschutzerklärung über eine solche Weitergabe und sorgen Sie für geeignete Sicherheitsmaßnahmen bei der Übermittlung der Daten.

Was tun bei einer Datenpanne?

Bei einer Datenpanne sollten Sie sofort Ihren Notfallplan aktivieren. In der Regel heißt das: (1) die Datenpanne eindämmen, um weiteren Datenverlust zu verhindern; (2) Art und Umfang der Datenpanne sowie die Risiken für die Betroffenen bewerten; (3) die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden informieren, wenn die Datenpanne voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt; (4) die Betroffenen unverzüglich benachrichtigen, wenn voraussichtlich ein hohes Risiko für ihre Rechte und Freiheiten besteht; und (5) die Datenpanne und Ihre Reaktion darauf dokumentieren.

Fazit

Die DSGVO ist für Ordinationen in der EU nicht nur eine rechtliche Pflicht. Sie ist auch eine Gelegenheit, das Vertrauen Ihrer Patientinnen und Patienten zu stärken, indem Sie zeigen, dass Sie ihre sensiblen Gesundheitsdaten schützen. Mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, der Wahrung der Patientenrechte und einer modernen Ordinationssoftware wie CloudMedico können Ordinationen die Anforderungen der DSGVO umsetzen, dauerhaft einhalten und ihren Datenschutz insgesamt verbessern.

Denken Sie daran: Datenschutz nach der DSGVO ist ein fortlaufender Prozess, keine einmalige Aufgabe. Regelmäßige Überprüfungen, aktualisierte Richtlinien und Abläufe sowie Schulungen für Ihr Ordinationsteam sind nötig, damit Ihre Ordination die Vorgaben auch dann einhält, wenn sie sich verändert und sich Datenschutzvorschriften und bewährte Verfahren weiterentwickeln.

Wer die DSGVO vorausschauend umsetzt, vermeidet nicht nur mögliche Bußgelder, sondern baut auch eine stärkere Beziehung zu seinen Patienten auf – auf der Grundlage von Transparenz, Respekt vor der Privatsphäre und einem sicheren Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten.