Informativa sulla privacy

Per CloudMedico, accessibile da www.cloudmedico.com, una delle nostre priorità principali è la privacy dei nostri visitatori. La presente Informativa sulla privacy descrive i tipi di informazioni che vengono raccolti e registrati da CloudMedico e il modo in cui li utilizziamo.

Se ha ulteriori domande o necessita di maggiori informazioni sulla nostra Informativa sulla privacy, non esiti a contattarci.

La presente Informativa sulla privacy si applica esclusivamente alle nostre attività online ed è valida per i visitatori del nostro sito web per quanto riguarda le informazioni che hanno condiviso e/o raccolto in CloudMedico.

Consenso

Utilizzando il nostro sito web, Lei acconsente alla nostra Informativa sulla privacy e ne accetta i termini.

Informazioni che raccogliamo

I dati personali che Le viene chiesto di fornire, e i motivi per cui Le viene chiesto di fornirli, Le saranno indicati chiaramente nel momento in cui Le chiediamo di fornire i Suoi dati personali.

Se ci contatta direttamente, potremmo ricevere ulteriori informazioni su di Lei, come il nome, l'indirizzo email, il numero di telefono, il contenuto del messaggio e/o gli allegati che potrebbe inviarci e qualsiasi altra informazione che decida di fornire.

Quando si registra per un Account, potremmo chiederLe i Suoi dati di contatto, tra cui nome, nome dell'azienda, indirizzo, indirizzo email e numero di telefono.

Come utilizziamo le Sue informazioni

Utilizziamo le informazioni che raccogliamo in vari modi, tra cui per:

  • Fornire, gestire e mantenere il nostro sito web
  • Migliorare, personalizzare e ampliare il nostro sito web
  • Comprendere e analizzare il modo in cui utilizza il nostro sito web
  • Sviluppare nuovi prodotti, servizi, caratteristiche e funzionalità
  • Comunicare con Lei, per fornirLe aggiornamenti e altre informazioni relative al sito web, e per finalità di marketing e promozionali
  • InviarLe email
  • Individuare e prevenire le frodi

Cookie e web beacon

Come qualsiasi altro sito web, CloudMedico utilizza i «cookie». Questi cookie vengono utilizzati per memorizzare informazioni, tra cui le preferenze dei visitatori e le pagine del sito web a cui il visitatore ha avuto accesso o che ha visitato. Le informazioni vengono utilizzate per ottimizzare l'esperienza degli utenti, personalizzando il contenuto delle nostre pagine web in base al tipo di browser dei visitatori e/o ad altre informazioni.

Diritti in materia di protezione dei dati ai sensi del GDPR

Desideriamo assicurarci che Lei sia pienamente consapevole di tutti i Suoi diritti in materia di protezione dei dati. Ogni utente ha i seguenti diritti:

Diritto di accesso – Lei ha il diritto di richiedere copia dei Suoi dati personali.

Diritto di rettifica – Lei ha il diritto di richiederci di rettificare qualsiasi informazione che ritiene inesatta. Ha inoltre il diritto di richiederci di integrare le informazioni che ritiene incomplete.

Diritto alla cancellazione – Lei ha il diritto di richiederci di cancellare i Suoi dati personali, a determinate condizioni.

Diritto di limitazione del trattamento – Lei ha il diritto di richiederci di limitare il trattamento dei Suoi dati personali, a determinate condizioni.

Diritto di opposizione al trattamento – Lei ha il diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali da parte nostra, a determinate condizioni.

Diritto alla portabilità dei dati – Lei ha il diritto di richiederci di trasferire i dati che abbiamo raccolto a un'altra organizzazione, o direttamente a Lei, a determinate condizioni.

Se presenta una richiesta, disponiamo di un mese per risponderLe. Se desidera esercitare uno di questi diritti, ci contatti.

Informazioni relative ai minori

Un'altra delle nostre priorità è rafforzare la protezione dei minori durante l'uso di internet. Invitiamo genitori e tutori a osservare, partecipare e/o monitorare e guidare la loro attività online.

CloudMedico non raccoglie consapevolmente alcuna informazione personale identificativa da minori di 13 anni. Se ritiene che Suo figlio abbia fornito questo tipo di informazioni sul nostro sito web, La invitiamo vivamente a contattarci immediatamente e faremo del nostro meglio per rimuovere tempestivamente tali informazioni dai nostri archivi.

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), incaricato di gestire le questioni relative alla presente informativa sulla privacy. I dati di contatto del nostro DPO sono:

Nome: George Botsaris
Email: [email protected]

Per qualsiasi domanda sulla presente informativa sulla privacy o sulle nostre pratiche in materia di privacy, contatti il nostro DPO.

Conservazione e trasferimento dei dati

I nostri server applicativi e di database si trovano nell'Unione europea (DigitalOcean, Francoforte, Germania) e i dati degli studi medici sono conservati lì. Alcuni dei fornitori di servizi elencati in «Trattamento dei dati e sub-responsabili» hanno sede al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), principalmente negli Stati Uniti, e possono trattare dati personali in tali paesi quando uno studio medico utilizza la funzione da essi fornita.

Procedure in caso di violazione dei dati

Abbiamo adottato procedure per gestire qualsiasi sospetta violazione dei dati personali e informeremo Lei e qualsiasi autorità competente di una violazione nei casi in cui siamo tenuti per legge a farlo.

In caso di violazione dei dati personali, provvederemo a:

  • Notificare la violazione all'autorità di controllo competente entro 72 ore dal momento in cui ne siamo venuti a conoscenza, ove possibile
  • Valutare le possibili conseguenze e i rischi per i Suoi diritti e le Sue libertà
  • InformarLa direttamente se la violazione è suscettibile di presentare un rischio elevato per i Suoi diritti e le Sue libertà
  • FornirLe informazioni sulla violazione e sulle nostre misure di contenimento e di rimedio

La nostra notifica di violazione comprenderà:

  • Una descrizione della natura della violazione
  • Le categorie e il numero approssimativo di interessati coinvolti
  • Le categorie e il numero approssimativo di registrazioni dei dati personali coinvolte
  • Il nome e i dati di contatto del nostro DPO
  • Una descrizione delle probabili conseguenze della violazione
  • Una descrizione delle misure adottate o proposte per porre rimedio alla violazione

Registri delle attività di trattamento e sicurezza

In CloudMedico teniamo registri completi delle nostre attività di trattamento dei dati, dando priorità alla sicurezza e alla privacy. La nostra infrastruttura di trattamento comprende:

  • Cifratura a livello di database per tutti i dati conservati
  • Database dedicati e isolati per ciascuno studio medico, per garantire la separazione dei dati
  • Protocollo HTTPS sicuro per tutti i trasferimenti di dati
  • Procedure di backup automatiche due volte al giorno per prevenire la perdita di dati
  • Nessuna vendita di dati e nessuna condivisione di dati per scopi di terzi

Agiamo esclusivamente in qualità di responsabile del trattamento, fornendo l'infrastruttura tecnica che consente agli studi medici di conservare e gestire in modo sicuro i dati dei propri pazienti. Non condividiamo, vendiamo né trattiamo i dati per finalità proprie.

Conservazione e controllo dei dati

In qualità di fornitore di software sanitario, riconosciamo che gli studi medici sono i titolari del trattamento dei dati dei loro pazienti. Pertanto:

  • Gli studi medici mantengono il pieno controllo sui propri dati e possono:
    • Creare, aggiornare o eliminare qualsiasi registrazione
    • Richiedere in qualsiasi momento un backup completo del proprio database
    • Eliminare l'intero database, se lo desiderano
  • I periodi di conservazione sono stabiliti dagli studi medici in conformità ai propri obblighi di legge e requisiti professionali
  • Garantiamo la sicurezza e l'integrità dei dati per tutto il tempo richiesto dallo studio

Pur fornendo gli strumenti per la gestione dei dati, ciascuno studio medico è responsabile di stabilire periodi di conservazione adeguati e di gestire i propri dati nel rispetto delle normative sanitarie e delle leggi in materia di protezione dei dati applicabili.

Minimizzazione dei dati

Raccogliamo e trattiamo esclusivamente i dati necessari per la specifica finalità per cui sono trattati. Invitiamo gli studi medici a seguire i principi di minimizzazione dei dati quando raccolgono informazioni sui pazienti tramite la nostra piattaforma.

Trattamento dei dati e sub-responsabili

Per il funzionamento di CloudMedico ci avvaliamo dei seguenti fornitori di servizi (sub-responsabili del trattamento). Ciascuno riceve solo i dati necessari per il proprio compito:

  • DigitalOcean: hosting dei nostri server applicativi e di database a Francoforte, Germania
  • Cloudflare: sicurezza di rete e distribuzione dei contenuti per tutto il traffico verso i nostri siti web e l'applicazione
  • Google Cloud: gestione della chiave che protegge i campi cifrati dei pazienti (il servizio delle chiavi non riceve dati dei pazienti), e Google Calendar quando uno studio medico lo collega
  • Google Workspace: conservazione dei nostri backup del database effettuati due volte al giorno (Google Drive) e invio di email
  • Amazon Web Services (Amazon SES, regione UE): invio di email, come promemoria degli appuntamenti, email del Portale pazienti e campagne
  • SMS.to: invio di SMS, come promemoria degli appuntamenti, quando uno studio medico utilizza gli SMS
  • Twilio: videochiamate per le visite in video, instradate tramite una regione multimediale a Francoforte per gli studi medici in Europa
  • Stripe: pagamenti degli abbonamenti e pagamenti con carta da parte dei pazienti quando uno studio medico collega un account Stripe
  • OpenRouter: funzioni di intelligenza artificiale (AI Scribe, Riepilogo paziente con IA e l'Assistente IA), quando uno studio medico le utilizza. OpenRouter inoltra le richieste al fornitore del modello di IA che le elabora. Il nostro account OpenRouter consente solo fornitori che non conservano i dati (zero data retention) e non li usano per l'addestramento
  • Sentry: segnalazione degli errori, che può includere dettagli tecnici della richiesta non riuscita

Quando uno studio medico collega ChatGPT o Claude a CloudMedico, i dati richiesti dai suoi utenti vengono inviati a quell'assistente. Lo studio medico sceglie e controlla tale collegamento, e il fornitore dell'assistente non è un nostro sub-responsabile del trattamento.

Aggiorneremo questo elenco prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile del trattamento.

Base giuridica del trattamento

Trattiamo i dati personali sulla base delle seguenti basi giuridiche:

  • Necessità contrattuale - per fornire i nostri servizi agli studi medici
  • Obbligo legale - per la tenuta delle cartelle cliniche come richiesto dalla legge
  • Legittimo interesse - per migliorare i nostri servizi e garantire la sicurezza
  • Consenso - ove specificamente richiesto e domandato

Valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati

In qualità di fornitore di software sanitario che tratta dati medici sensibili, effettuiamo periodicamente valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA) per:

  • Valutare e attenuare i rischi connessi al trattamento dei dati
  • Valutare la necessità e la proporzionalità del trattamento
  • Garantire la tutela dei diritti e delle libertà dei pazienti
  • Riesaminare le misure di sicurezza per nuove funzionalità e tecnologie

Registri di audit e tracciamento delle attività

Per garantire trasparenza e sicurezza, CloudMedico conserva registri di audit completi di tutte le attività del sistema:

  • Tutti gli accessi ai dati e tutte le modifiche vengono registrati con data, ora e informazioni sull'utente
  • I tentativi di accesso degli utenti e gli accessi al sistema vengono tracciati
  • Le modifiche alle schede dei pazienti vengono registrate indicando chi le ha effettuate
  • I registri di audit sono conservati in modo sicuro e cifrati
  • I registri non possono essere modificati né eliminati, per garantirne l'integrità

Questi audit trail ci aiutano a mantenere la sicurezza, a indagare su eventuali incidenti di sicurezza e a rispettare i requisiti normativi.

Esportazione e portabilità dei dati

In linea con il diritto alla portabilità dei dati previsto dal GDPR, CloudMedico offre funzionalità complete di esportazione dei dati:

  • Gli studi medici possono esportare i propri dati nel diffuso formato Excel
  • Le esportazioni disponibili comprendono:
    • Schede dei pazienti
    • Storico delle visite
    • Esami medici
    • Prescrizioni
    • Appuntamenti
    • Altri dati clinici
  • Le esportazioni possono essere generate in qualsiasi momento dagli utenti autorizzati
  • I dati esportati vengono forniti in un formato strutturato e di uso comune